Différences entre les achats et les approvisionnements

Les achats désignent l’ensemble des activités liées à l’acquisition de biens et de services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Les achats incluent donc : la sélection des fournisseurs, les négociations, la gestion des contrats…Parfois, le service Achats passe la commande initiale.

Le but de la fonction achat est donc d’acquérir des biens et services au meilleur coût et qualité possibles.

L’approvisionnement lui, a une fonction plus tactique : il vise à assurer que les biens achetés (par la fonction achat) seront disponibles au bon moment et dans les quantités demandées. Autrement dit, l'approvisionnement se concentre sur l’aspect logistique et opérationnel du flux des marchandises. Il inclut : la gestion des stocks, la réception des marchandises, le suivi des livraisons, le réapprovisionnement etc. Dans beaucoup d’entreprises, c’est la fonction approvisionnement qui passe les commandes régulières auprès des fournisseurs, selon les conditions déterminées par la fonction achat.

Ainsi, ces deux fonctions sont différentes, elles ne répondent pas aux mêmes objectifs et n’utilisent pas les mêmes méthodes, pourtant elles sont complémentaires.

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Les grandes étapes du processus d’achat

Que vous soyez un entrepreneur expérimenté ou que vous commenciez tout juste à constituer votre stock, chaque étape du processus d'achat est cruciale pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

1. Définir ses besoins

La première étape du processus d'achat consiste à définir clairement les besoins de votre entreprise. Cela implique d'identifier les produits ou services nécessaires pour soutenir vos opérations et atteindre vos objectifs commerciaux. Il est essentiel de prendre en compte les exigences spécifiques de votre entreprise ainsi que les préférences des parties prenantes concernées.

Le cahier des charges est un document clé dans le processus d’achat. Il formalise les besoins spécifiques de votre entreprise en détaillant les caractéristiques techniques, les quantités, les normes de qualité, les délais de livraison, et les conditions particulières. Il peut également inclure des critères environnementaux, sociaux, ou réglementaires.

2. Sélectionner les fournisseurs

Après avoir bien défini votre besoin, vous devrez ensuite déterminer un panel de fournisseurs pouvant répondre à votre cahier des charges.

Comment faire ? Par le biais de recherches, de salons professionnels, de recommandations, ou encore à partir de votre base de données interne (notamment les performances passées du fournisseur).

Ces fournisseurs devront faire l’objet d’un travail de qualification, en fonction de la stratégie d’achat de votre entreprise.

3. Lancer la consultation

Vous avez désormais établi un panel de fournisseurs restreint, il faut donc commencer la phase de négociation avec eux.

Pour cela, vous devrez lancer une consultation, également appelée appel d’offres. C’est une demande de devis associée au cahier des charges de l’entreprise, faite auprès des fournisseurs sélectionnés, afin que vous puissiez comparer leurs offres et faire le meilleur choix pour votre entreprise. Il est important de garder à l'esprit que le but de cette relation est qu’elle s'inscrive dans la durée.

4. Négocier

Vous avez désormais fait le choix de votre fournisseur, arrive alors la phase de négociation avec lui.

Tout d’abord lorsqu’un fournisseur vous fait une offre, ne vous précipitez pas et préparez-vous à faire une contre-offre, afin d’avoir le contrat le plus avantageux possible.

Voici quelques conseils pour mener à bien votre négociation :

• ‍Préparez vous minutieusement en amont: il faut que vous connaissiez le marché, les besoins exacts de votre entreprise mais également les capacités du fournisseur.‍
• Privilégier une approche gagnant-gagnant: lors de vos négociations vous devez communiquer de manière ouverte et respectueuse. Émettez des demandes raisonnables et soyez prêt à faire des concessions, l’objectif est d’entretenir une relation bénéfique sur le long terme avec vos fournisseurs.‍
• Utiliser la concurrence comme levier : n’hésitez pas à utiliser d’autres offres existantes pour négocier de meilleures conditions. En effet, vous devrez montrer que vous avez prévu d’autres options.

Mais attention, l'essentiel est que le fournisseur réponde au mieux à vos exigences, et pas uniquement en termes de prix.

5. Gérer la relation fournisseur

Pour bien gérer une relation fournisseur, il est essentiel d’établir une communication claire et de choisir des partenaires fiables. Ainsi, une relation de confiance et des négociations gagnant-gagnant sont primordiales pour assurer une collaboration durable.

Lors de l’élaboration du contrat, les conditions d’évaluation du respect des engagements devront être précisées, notamment en matière de qualité, de logistique et de services. Les conditions de rupture du contrat devront également être inscrites, afin de protéger l’entreprise en cas de non-respect des promesses initiales ou de déviation des attentes.

Afin de suivre au mieux le respect de ces conditions, des indicateurs de performance peuvent être utilisés.

En effet, évaluer les performances des fournisseurs permet de garantir la qualité des produits ou services et de s'assurer du respect des délais : c'est la fonction achat qui décide si le fournisseur reste un partenaire à long terme ou si un nouveau fournisseur doit être recherché.

Après évaluation des fournisseurs, vous serez donc en mesure :

• D’identifier les fournisseurs fiables
• De réduire les risques d'interruptions dans la chaîne d'approvisionnement
• D’optimiser les coûts d'achat en réduisant les pertes liées à des produits défectueux ou des retards.

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Pour en savoir plus : https://www.erplain.com/fr/blog/bien-negocier-avec-son-fournisseur

Les indicateurs clés de performance à connaître

Voici 4 indicateurs clés à connaître pour surveiller leurs performances :

Délai de livraison fournisseur : Cet indicateur correspond au nombre moyen de jours entre la prise de commande et la livraison :

• Somme des délais de livraison en jours des commandes / nombre de commandes

Taux de respect des délais : Ce taux exprime la comparaison entre le nombre de livraisons effectuées dans les délais et le nombre total de livraisons :

• (Nombre de livraisons effectuées dans les délais / Nombre total de livraisons) * 100

Taux de service : Ce taux indique le ratio du nombre de colis reçus sur le nombre de colis commandés :

• (Nombre de colis reçus/Nombre de colis commandés)* 100

Taux de non-conformité : Cet indicateur exprime la proportion de produits livrés non-conformes par rapport au total des produits livrés :

• (Nombre de produits non-conformes/ Nombre total de produits livrés) * 100

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Les principales activités de l’approvisionnement

La fonction approvisionnement est généralement celle qui passe les commandes au quotidien, mais sur la base des accords négociés par la fonction achats.

L’approvisionnement joue un rôle stratégique car il a un impact direct sur :

• ‍La rentabilité de l’entreprise : Une gestion optimale des approvisionnements permet de réduire les coûts de stockage, d’éviter les ruptures de stock et d’assurer la fluidité des opérations.‍
• La satisfaction client : En garantissant que les produits ou matières premières sont toujours disponibles, elle contribue à satisfaire les clients en respectant les délais de livraison.‍
• La compétitivité : Une bonne gestion des approvisionnements permet de réduire les coûts tout en améliorant la flexibilité et la réactivité de l'entreprise face à la demande.

Les étapes clés de la chaîne d’approvisionnement

1- Prévisions des besoins

L’approvisionnement repose sur une analyse rigoureuse des besoins futurs en matières premières, produits finis ou composants.

Cette prévision est basée sur :

• Les historiques de vente et de production.
• Les cycles saisonniers ou les tendances du marché.
• Les commandes en cours ou prévisionnelles des clients.

Un bon système de prévision permet de déterminer avec précision les quantités à commander, réduisant ainsi les coûts de stockage tout en évitant les ruptures.

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2- Gestion des commandes

Une fois les besoins identifiés, la gestion des commandes débute. Elle inclut :

• ‍Le lancement des commandes de réapprovisionnement : en fonction des niveaux de stock et des prévisions, des commandes sont passées auprès des fournisseurs.‍
• Le suivi des commandes : cela consiste à suivre les livraisons des commandes en cours pour s'assurer que les produits arrivent à temps chez les clients.‍
• La coordination avec les services internes : Cette coordination consiste à collaborer avec les équipes de production, de vente ou de distribution pour s'assurer que les biens commandés correspondent aux besoins opérationnels.

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3- Gestion des stocks

La gestion des stocks est une composante cruciale de la fonction approvisionnement. Elle consiste à :

• ‍Contrôler les niveaux de stock : maintenir un stock suffisant mais pas excessif pour éviter les coûts inutiles de stockage.‍
• Optimiser le réapprovisionnement : déclencher les commandes de réapprovisionnement en fonction de seuils prédéfinis (stock minimal ou stock de sécurité) afin d’éviter les ruptures de stocks.‍
• Réaliser des inventaires : vérifier de manière physique et périodiquement les stocks pour s'assurer qu'ils correspondent aux quantités enregistrées dans les systèmes informatiques. Pour en savoir plus sur l’inventaire : https://www.stockpit.app/blog/comment-faire-linventaire-et-quel-temps-y-consacrer

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4- Réception des marchandises

Une fois les marchandises commandées et livrées, plusieurs étapes sont nécessaires :

• ‍Réceptionner et vérifier : contrôler la qualité, la quantité et la conformité des marchandises reçues par rapport à la commande.‍
• Stocker : ranger les produits de manière efficace dans les entrepôts ou magasins pour faciliter leur utilisation ou leur expédition.‍
• Gérer les retours ou réclamations : si des produits sont défectueux ou non-conformes, l'approvisionnement s'assure de leur retour ou de leur remplacement.

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5- Gestion des fournisseurs

Les approvisionneurs entretiennent des relations étroites avec les fournisseurs pour :

• ‍Gérer les commandes et le suivi des livraisons : en effet, la fonction approvisionnement doit passer les commandes et s'assurer que les produits ou services sont livrés dans les délais convenus, tout en communiquant avec les fournisseurs pour résoudre tout problème logistique.‍
• Contrôler la qualité à la réception des marchandises : vérifier que les produits reçus respectent les spécifications et traiter avec les fournisseurs en cas de non-conformité ou de réclamation.‍
• Évaluer en continue les performances des fournisseurs : suivre et évaluer régulièrement les fournisseurs en fonction de critères tels que la qualité, les délais de livraison, et la réactivité, pour ajuster ou renforcer la collaboration.

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Les indicateurs clés de performance à connaître

Le bon fonctionnement de la fonction approvisionnement est mesuré par divers indicateurs clés de performance. En voici 4 importants :

Taux de rotation des stocks : ce taux mesure combien de fois les stocks sont renouvelés sur une période donnée.

• Chiffre d’affaires / Stock moyen au prix de vente

Taux de rupture : cet indicateur mesure la fréquence à laquelle l'entreprise rencontre des ruptures de stock.

• Nombre de commandes non honorées dues à des ruptures de stock / Quantité totale de commandes

Délai moyen d'approvisionnement : ce délai indique le temps moyen nécessaire entre la passation d'une commande et la réception des marchandises.

• Somme des délais d’approvisionnement pour chaque commande pendant une période donnée / nombre total de commandes sur cette même période

Taux de conformité des fournisseurs : cet indicateur mesure la capacité des fournisseurs à respecter les délais et la qualité.

• (Nombre de livraisons conformes / Nombre total de livraisons) * 100

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A quelle fréquence mesurer ces indicateurs ?

La fréquence de ces mesures va dépendre de la nature de votre activité : Toutefois, généralement, ce sont des indicateurs qui seront évalués chaque mois.

Avec Stockpit, accédez à un large éventail de fonctionnalités conçues pour optimiser la gestion de vos opérations. Vous pourrez, entre autres :

• Créer et recevoir facilement des commandes pour vos fournisseurs, simplifiant ainsi vos processus d'approvisionnement.
• Bénéficier d'une mise à jour automatique et en temps réel de l'état de vos stocks, vous assurant une visibilité constante sur vos niveaux d'inventaire dans vos différents entrepôts
• Générer rapidement des bons de livraison lors de la préparation de vos commandes, garantissant une gestion fluide et précise de vos expéditions.

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