Stockpit

Un inventaire physique en gestion des stocks est une activité essentielle dans la gestion des opérations d'une entreprise. Il s'agit d'un processus systématique de comptage, de vérification et de documentation des biens, matières premières, produits en cours de fabrication, et produits finis que l'entreprise détient à un moment donné.

L'objectif principal de l'inventaire est de garantir que les enregistrements des stocks correspondent effectivement aux stocks physiques disponibles.

En plus d’être un atout pour la bonne gestion de vos stocks, l’inventaire est une obligation légale ! En effet, conformément à l’article L. 123-12 du Code de commerce, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. ».

N’oubliez pas : En cas de décalage entre la date d’inventaire et celle de clôture de l’exercice comptable, il est indispensable d'identifier les articles déplacés durant cette période, que ce soit par leur localisation, les bons de réception et de sortie, ou le marquage des articles reçus.

Par ailleurs, hormis son aspect légal obligatoire, l’inventaire offre bien des avantages !

En effet, il va vous offrir une visibilité globale de votre entreprise. Ainsi, voici quelques avantages d’un inventaire bien réalisé :

Savoir si vous avez subi des pertes ou des vols, ou si vous entreposez des produits périmés/endommagés
Connaître précisément le cycle de vie de vos produits (et ainsi découvrir s’il y a des stocks dormants !)
Réduire les coûts liés au surstockage ou aux ruptures de stock
Avoir une meilleure vision de votre stock réel pour vous aider à prendre des décisions éclairées
Obtenir une meilleure compétitivité grâce à une plus grande disponibilité des produits et des délais de livraison plus courts

… et bien d’autres encore.

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Comment faire un inventaire ?

L'inventaire de stock est une opération qui inclut 2 éléments :

Le comptage des articles de l'entreprise ;
Le suivi de leur évaluation à la fin de l'exercice comptable.

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Le comptage des articles

S’agissant du comptage des articles, il existe différentes étapes à ne pas négliger :

La planification

Celle-ci est essentielle, car plusieurs éléments sont à prévoir :

Faciliter en amont l’identification des articles pour le futur comptage (nettoyage, rangements etc…)
Penser à prendre en compte tous les lieux de stockage, sans exception. (Veillez donc à comptabiliser tous les produits, qu'ils soient en boutique, dans l'entreprise ou rangés dans des lieux inhabituels.)
Prévoir les opérateurs qui s’occuperont de l’inventaire le jour J.
Choisir le bon moment : car il faudra à ce moment-là suspendre tout mouvement de stocks. Et pour minimiser la suspension de l'activité, deux solutions sont possibles : Soit mobiliser l'ensemble du personnel, soit procéder à l'inventaire en dehors des heures d'activité.
Sélectionner la méthodologie : fiche d’inventaire papier, lecteur de code-barres ou encore avec un logiciel. Une méthodologie stricte et bien expliquée aux personnes chargées de l’inventaire est essentielle pour éviter les erreurs comme le double-comptage, les oublis etc…

L’inventaire physique

Et oui, l’inventaire doit être fait de manière manuelle !

C’est pourquoi il est crucial de former correctement vos opérateurs afin qu’ils soient efficaces pour minimiser l’arrêt des mouvements de stocks. Vous pouvez faire appel à des travailleurs temporaires extérieurs à l’entreprise, cela vous garantira plus de partialité.

Également faire des équipes de deux permettra d’être plus rapide et diminuera le nombre d’erreurs.

La fiche d’inventaire

La fiche d’inventaire devra être distribuée aux employés ou aux opérateurs externes en charge de l’inventaire. Cette fiche devra inclure des informations supplémentaires pour garantir une documentation aussi précise que possible.

N’oubliez pas de dater et de signer chaque fiche à la fin du comptage physique.

Voici ci-dessous un exemple d’informations à introduire dans votre fiche d’inventaire :

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La vérification du comptage physique

Cette vérification est essentielle, en effet, elle consiste à s’assurer de la correspondance entre les résultats obtenus lors du comptage avec ceux enregistrés dans le registre ou le système informatique de l’entreprise à un moment précis.

Régularisation

Une fois le comptage terminé et vérifié, il faudra ensuite régulariser vos chiffres sur votre logiciel de gestion des stocks.

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L’évaluation du coût des articles

S’agissant de l’évaluation à la fin de l’exercice comptable, celle-ci peut se faire de différentes manières, mais d’abord : à quoi sert-elle ?

Cette évaluation va permettre d’optimiser les approvisionnements et les commandes de votre entreprise. Pour une entreprise commerciale, cela implique de déterminer le coût d'achat. En revanche, pour une entreprise de production, il s'agit d'identifier le coût de production.

La valorisation des stocks est une étape cruciale pour la prospérité de votre entreprise, pour en savoir plus : https://www.erplain.com/fr/blog/valorisation-des-stocks

Ainsi, il existe deux manières d’évaluer le coût des stocks :

La méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP) : Elle permet de calculer le coût unitaire moyen d'un produit à chaque entrée en stock ou à la fin de la période.

CUMP = [ Valeur Stock Initial + Valeur des Entrées – Valeur des Sorties ] / [ Quantités Stock Initial + Quantités Entrées – Quantités Sorties ]

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La méthode PEPS (FIFO)

La méthode PEPS, ou FIFO (First In, First Out) en anglais, est une technique répandue pour la valorisation des stocks. Elle repose sur le principe que les premiers produits achetés ou fabriqués sont les premiers à être vendus ou consommés.

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Les différents types d’inventaire

Les entreprises ont la liberté de choisir la fréquence à laquelle elles souhaitent inventorier leurs stocks, on distingue 4 types d’inventaire des stocks :

L’inventaire annuel : réalisé au moins une fois par an pour se conformer aux obligations légales.
L’inventaire périodique : effectué à intervalles réguliers, comme tous les trimestres ou semestres, pour vérifier et ajuster les niveaux de stock en cours d'année.
L’inventaire tournant : ou inventaire cyclique, consiste à compter et vérifier différentes sections des stocks à divers moments tout au long de l'année, sans interrompre les opérations.
L’inventaire permanent : permet une visibilité constante et en temps réel des flux de marchandises et de la gestion des stocks, souvent avec l'aide de solutions logicielles qui calculent les entrées et sorties de produits.

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Il est important de rappeler que sans inventaire permanent, l'inventaire physique doit se faire à la clôture de l'exercice comptable. Avec un inventaire permanent fiable, l'entreprise peut le faire à une autre date ou effectuer des inventaires tournants.

Pourquoi privilégier un logiciel d’inventaire ?

Pour améliorer l'efficacité du processus, l’idéal est d’opter pour un logiciel d’inventaire ! La gestion automatisée de vos stocks est essentielle pour suivre leur état en temps réel et optimiser le flux de marchandises. En effet, le logiciel vous permettra d’avoir une visibilité précise de vos stocks, de les mettre à jour dès chaque entrées et sorties de commandes, mais également d’éviter les ruptures de stocks grâce à des alertes automatisées.

Certains de ces logiciels peuvent calculer automatiquement la valorisation de vos stocks (https://www.erplain.com/fr/blog/valorisation-des-stocks), notamment via la méthode CUMP.

Cependant, ces solutions ne remplacent pas entièrement le comptage manuel, car des écarts peuvent toujours se produire.

Les lecteurs de code-barres : de précieux alliés

Plus précis qu’un humain, les codes barres vous permettront d’optimiser au maximum votre inventaire. En effet, l’utilisation de lecteurs de codes-barres vous fera gagner du temps grâce à leur lecture rapide des données mais aussi leur fiabilité.

Mais comment cela fonctionne ? Un lecteur de codes-barres va servir à scanner l’étiquette codes-barres d’un produit. Après avoir scanné l’étiquette, le lecteur va transformer les données lues sous forme de caractères. Cela permet à la personne chargée de l'inventaire de consulter les données du produit comme si elles avaient été saisies manuellement sur l'ordinateur.

L’utilisation d’un lecteur de codes-barres associé à un logiciel de gestion des stocks vous permettra donc de simplifier votre gestion des stocks mais également de réduire le nombre d’erreurs humaines.